วันพฤหัสบดีที่ 2 ตุลาคม พ.ศ. 2551

การจัดคลังและการเก็บรักษาพัสดุ ตอน 4

การสำรวจและตรวจสอบที่เก็บ
๑ ระยะเวลาการสำรวจ ตามความจำเป็นและต้องการ ปกติสำรวจตรวจสอบปีละ ๒ ครั้ง ถ้าจำเป็นไม่เกิน ๔ ครั้ง
๒ วิธีการสำรวจตรวจสอบ ทำได้ ๒ วิธี คือ
๑ จากบัตรไปยังที่เก็บใช้กับ จนท.ควบคุมบัตร
๒ จากที่เก็บไปหาบัตรใช้กับ จนท.คลังหรือผู้บังคับบัญชาที่ไปตรวจคลัง

ข้อ ๙ การสำรวจ
๑ ความรับผิดชอบ คือ พัสดุทั้งหมด ที่มีอยู่ในบัญชีที่เก็บไว้ในคลังพัสดุ คลังรับฝาก และขณะขนส่ง
๒ ความมุ่งหมาย เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของบัญชี เช่น ตรวจนับจำนวน ตรวจสอบที่เก็บ
๓ การวางแผนและการเตรียมการสำรวจพัสดุ ต้องพิจารณาถึงสิ่งต่าง ๆ ดังนี้ จำนวน ๗ ข้อ คือ
๑ จำนวนรายการและปริมาตรของพัสดุที่ทำการสำรวจ
๒ จำนวนที่ตั้งทางการเก็บรักษาที่ต้องทำการสำรวจ
๓ ผลการปฏิบัติการที่คาดไว้ล่วงหน้า
๔ ตารางวงรอบการสำรวจ
๕ ระยะเวลาสูงสุดที่ใช้ในการปฏิบัติ
๖ ความต้องการแรงงาน
๗ สิ่งที่ต้องเพ่งเล็งความถูกต้องเป็นพิเศษ
๔ ประเภทของการสำรวจ มี ๓ แบบ คือ
๑ สำรวจเบ็ดเสร็จ สำรวจทั้งหมด ปิดการรับจ่าย ในเวลาที่กำหนด ยกเว้น กรณีฉุกเฉิน
๒ การสำรวจหมุนเวียน สำรวจตามปกติหมุนเวียนกันไปตามตารางการสำรวจ
๓ สำรวจพิเศษ ทำเป็นครั้งคราวตามความจำเป็นหรือคำส่ง ส่วนมากกระทำเมื่อ
๑ ได้รับคำสั่งจากผู้มีอำนาจสั่งสำรวจ
๒ พัสดุเกิดอันตราย
๓ หน่วยควบคุมบัญชีต้องการตรวจสอบจำนวน
๔ ที่เก็บคลาดเคลื่อน
๕ ยอดของคลังเป็นศูนย์
๖ คลังประท้วงการจ่าย
๗ เมื่อพบพัสดุถูกทอดทิ้ง
๕ ระยะเวลาการสำรวจ โดยทั่วไปอย่างน้อยปีละ ๑ ครั้ง และมีพัสดุบางประเภทที่ต้องสำรวจเป็นพิเศษคือ นำมันจำนวนใหญ่ ทุก ๑ เดือน พัสดุในร้านค้าเสื้อผ้าและศูนย์บริการ ทุก ๖ เดือน

ข้อ ๑๐ การตรวจสอบสภาพ
๑ ความรับผิดชอบ ผู้บังคับบัญชาที่ตั้งทางการส่งกำลังบำรุง คือ กบ. รับผิดชอบในการวางแผน กำหนดวิธีการและตารางการตรวจสอบ โดยมี จนท.ฝ่ายป้องกันและรักษาทำร่วมกับ จนท.คลังพัสดุ
๒ ความมุ่งหมาย เพื่อเป็นหลักประกันว่าพัสดุอยู่ในสภาพที่จะแจกจ่ายได้เสมอ และทันที
๓ ประเภทของการตรวจสอบ มี ๓ ลักษณะคือ ตรวจสอบด้วยสายตา ใช้สำหรับ จนท.คลัง
ตรวจสอบโดยประมาณ ไม่เกิน ๑๐ % และ ตรวจสอบอย่างเต็มที่ คือ ตรวจสอบสภาพพัสดุทุกชิ้นโดยละเอียด
๔ ความถี่ของการตรวจสอบสภาพ ขึ้นอยู่กับ ชนิดและประเภท แบบการเก็บรักษา อายุงาน หีบห่อ ฯ เช่น เสบียง ตรวจสอบเมื่อได้รับ ก่อนหมดสัญญา ๓๐ วัน หลังหมดสัญญา ๑๒๐ วัน และต่อไปทุก ๙๐วันและเมื่อจ่ายออก
เสื้อผ้าสิ่งทอและพัสดุทั่วไป คือ เสื้อกันฝน เต็นท์ ทุก ๒ ปี ด้ายถัก ทุก ๓ ปี ภาชนะบรรจุน้ำมัน ปีละ ๒ ครั้ง เครื่องมือยกขนและยานยนต์ ทุก ๖ เดือนและก่อนจ่าย และ พื้นที่เก็บรักษา ทุก ๓๐ วัน

ข้อ ๑๑ สาเหตุแห่งการเสื่อมเสียและมาตรการควบคุมโดยทั่วไป
๑ สาเหตุแห่งการเสื่อมเสียโดยทั่วไป สำเหตุใหญ่ ๆ ที่สำคัญ มี ๘ ข้อ คือ
๑ แบบของการเก็บรักษา
๒ คุณลักษณะของพัสดุ
๓ การบบรรจุหีบห่อ
๔ กรรมวิธีการผลิต
๕ ความเสียหายจากการยกขน
๖ สภาพดินฟ้าอากาศ
๗ จุลลินทรีย์
๘ สัตว์ต่าง ๆ เป็นสำเหตุสำคัญที่สุด

ไม่มีความคิดเห็น: